Kurz & knapp:
Teams und Gremien erfordern Vorbereitung und das Einhalten von Fristen. Auch freiwillig Arbeitende sollten sich gut organisieren!
Zeitmanagement umfasst unsere gesamte Zeit, damit wir uns nicht verlieren.
Tägliches Notieren schult die Einschätzung von Zeitbedarfen.
Planen und Abhaken (Erfolg!!) oder Verschieben, dann Erfolg!
Tipp: MyPhoneExplorer für das Synchronisieren von Terminen
Nützliche Instrumente:
- 80:20-Regel
- Kleine Dinge sofort
- Gewohnheiten etablieren
Das Zusammenwirken in Teams und Gremien erfordert Vorbereitung und das Einhalten von Fristen. Daher sollten auch freiwillig Arbeitende sich gut organisieren. Zeitmanagement ist dabei ein erprobtes Instrument und sollte sich auf die gesamte Zeit beziehen, damit alle Bedürfnisse und Beziehungen ihren Platz haben.
Wenn Sie täglich notieren, was sie so gemacht haben, wissen Sie immer besser, wie lange was dauert. Wenn Sie mit Bleistift auf Papier planen und dann abhaken, können Sie Erfolge feiern. Oder mit Radieren und Verschieben neu planen.
Darum hat trotz aller nützlichen digitalen Tools der Organizer mit Papiereinlage immer noch seine Berechtigung. Die Einlage kann über Kalenderausdrucke von Outlook erstellt werden. Vorteil: kommende Termine sind bereits eingetragen.
Wer Outlook nicht auch auf dem Smartphone nutzt, kann Termine und Kontakte mit der Freeware MyPhoneExplorer synchronisieren.
Outlook eignet sich sehr gut als ‚Schaltzentrale‘ für alle Betätigungen. Es organisiert ja nicht nur die Mails und die Termine im Kalender, sondern auch Aufgaben, die einzeln oder wiederkehrend terminiert werden können, und die Kontakte, die mit Kategorien versehen und auch in verschiedenen Ordern abgelegt werden können.
Für die Planung von Tätigkeiten können folgende Instrumente nützlich sein:
80:20-Regel (Pareto-Prinzip): mit nur 20% Aufwand können schon 80% Ergebnis erzielt werden.
Kleine Dinge sofort erledigen: innerhalb der geplanten Zeit für ein Tätigkeitsfeld ist es gut, kleine Dinge sofort zu erledigen. Denn wenn sie sich ansammeln, wirken sie wie ein Berg.
Gewohnheiten etablieren: Routinen entheben uns ständiger Entscheidungen und sparen dadurch Kraft, die wir besser einsetze können. Dazu gehört auch: nicht stets und ständig erreichbar sein!